Verwaltungsreform: viel Arbeit – konkrete Ergebnisse

Akten Verwaltung Modernisierung

Dass Modernisierung eigentlich nie endet, ist eine Binsenweisheit. Dass man jetzt dennoch mit einem „Abschlussworkshop“ einen Strich unter die erfolgreiche  Arbeit der letzten zwei Jahre ziehen konnte, darin waren sich Politik und Verwaltung der Stadt Willich einig: Nach Wesel hatten sich Vertreter der Willicher Ratsfraktionen, die komplette Stadtspitze und eine Reihe von Mitarbeitern aus Verwaltung und Personalrat am vergangenen Wochenende zurückgezogen. Und gezogen wurde dann auch unter der dezenten, deswegen aber nicht weniger effizienten Moderation des Juristen Prof. Dr. Dirk Waschull die Bilanz des Projekts „Modernisierung 2.0“: Auf Beschluss der Politik hatten sich Ende 2015 fünf Teams, besetzt jeweils mit Politikern und Verwaltungsfachleuten, auf den Weg gemacht, in fünf Themenfeldern Verbesserungen zu erreichen.

Die Themen Verhältnis Rat/Verwaltung, Steuerung, Aufgabenkritik, Personalentwicklung und Bürgerbeteiligung/Digitalisierung wurden „beackert“ – und  im Rahmen des Workshops wurde dann zum einen deutlich, dass die Belastungen für die Beteiligten nicht nur zeitlich besondere waren, zum anderen, dass man sich in den Teams engagiert und respektvoll begegnet ist – was wechselseitig dankbar anerkannt wurde. Apropos: Bürgermeister Josef Heyes dankte seinen Mitarbeitern, aber auch den beteiligten Politikern für die Arbeit, die sich alle „engagiert und zusätzlich zu den normalen Belastungen“ eingebracht hätten.

Abschlussworkshop VerwaltungsreformMit vorzeigbaren Ergebnissen: Die Teams haben (durchgehend latent unterstützt von der Düsseldorfer Unternehmensberatung „Stellwerk“) den Ist-Zustand analysiert, Schwachstellen gefunden, Lösungsvorschläge erarbeitet und diese auch politisch abgestimmt. Jetzt soll es möglichst konkret in die Umsetzung gehen. Die wesentlichen Ergebnisse in komprimierter Form im Überblick:

Das Team Aufgabenkritik hat alle 139 freiwilligen Aufgaben der Stadt Willich gelistet; ein neues Bewertungssystem und ein eigens entwickeltes Online-Tool sind Basis für die laufende Abfrage bei den Mandatsträgern zu den künftigen freiwilligen Aufgaben. Ein erneuter „Durchlauf“ des Verfahrens Aufgabenkritik wird ab April 2021 stattfinden. Außerdem hat das Team ein Verfahren zur regelmäßigen Identifizierung, Festlegung und Optimierung der sogenannten Schlüsselprozesse entwickelt.

Im Team Rat/Verwaltung wurden Rechtsgrundlagen und Rollenverteilung zwischen Rat und Verwaltung untersucht: Ein Sitzungs- und Sprachkodex sollen eine bessere Zusammenarbeit leichter machen. Um politische Anträge künftig besser und transparenter einbringen zu können, wurde der Prozess „Antragsmanagement“ optimiert, außerdem wurden ein Anforderungsprofil für das Informationssystem, Vorschläge zur Optimierung der Orientierungsgespräche und Verlässlichkeits-Regeln für das Zusammenspiel von Rat und Verwaltung entwickelt.

Das Team Personalentwicklung hat den Personalbedarf für die Jahre 2016 bis 2025 ermittelt – und Meinung und Stimmung der Belegschaft durch eine breit angelegte Mitarbeiterbefragung dokumentiert. Als erster konkreter Schritt – weitere folgen – ist die Einführung eines Intranets als Teil des Wissensmanagements geplant. Eines der primären Ziele im Bereich Personalentwicklung: Die Stadt will auch künftig für qualifizierte Kräfte als attraktiver Arbeitgeber gelten; Wissensmanagement ist hier nur einBaustein, Know-How mit den Instrumenten moderner Verwaltungsführung zu kombinieren.

Die Präsenz der Stadt in den Medien hat das Team Bürgerbeteiligung/Digitalisierung untersucht und Vorschläge für ein verbessertes Social Media-Management und Offline-Angebot entwickelt. Ziel: Eine bessere Information und mehr Beteiligung der Bürger. In Sachen Digitalisierung wurden Prozesse ausgewählt, die kurzfristig realisiert werden sollen: Dem Bürger sollen künftig Gewerberegister-Auskunft, Passauskunft, Urkundenbestellung Standesamt und Kitaplatz-Vergabe online zur Verfügung stehen.

Das Team Steuerung hat das „Zielkonzept 2020“ und das Haushaltsplanverfahren zusammengeführt, um Ziele künftig in Zusammenspiel mit deren Finanzierung besser erreichbar zu machen. Auch die Kennzahlen für den kennzahlengestützten Haushalt wurden weiterentwickelt. Weiterhin hat das Team (in einem eher verwaltungsintern ausgerichteten Part) eine Definition der produkt- und  budgetbezogenen Schlüsselprojekte entwickelt und (unter Einbindung der Eigenbetriebe und Beteiligungen) Struktur und Zeiträume des Berichtswesens optimiert. Zusätzlich wurden Kosten- und Leistungsrechnungs-Bereiche auf Basis klarer Kriterien definiert.

Ein Blick nach vorn: Natürlich sollen die Ergebnisse der Modernisierung 2.0 nun dauerhaft in die Arbeit von Verwaltung und Politik verankert werden. Drei konkrete Beispiele:  Nach der Kommunalwahl sollen erneut alle freiwilligen Aufgaben der Verwaltung erfasst und über das entwickelte Voting-Verfahren von den Mandatsträgern bewertet werden. Verschiedene verwaltungsinterne Prozesse sollen fortlaufend optimiert werden: Als Pilotprojekte werden ab September 2017 die Prozesse „Verkauf eines Gewerbegrundstücks“ und – eher verwaltungsintern relevant – die „Herbeiführung einer Personalratsentscheidung“ in Angriff genommen.

Konkrete Vorhaben, greifbare Ergebnisse, messbare Aktivitäten also: Politik und Verwaltung waren sich abschließend einig, dass man gemeinsam gut unterwegs sei, die Verwaltung weiter zukunftsfähig zu machen – für die Bürger der Stadt und deren Bedürfnisse.